La Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) dio un paso más en su camino por eliminar el uso del papel quedar solo con expedientes digitales, ahora, con la digitalización de las incapacidades y licencias.
Esto se logró tras la implementación del Expediente Digital Único en Salud (EDUS) en todos sus establecimientos de salud, De acuerdo con el presidente de la Caja, Fernando Llorca, este proceso se realizará en forma gradual y se está llevando a cabo de la mano con la implementación del EDUS en todos los niveles de atención.
Cabe recordar que el expediente digital ya se encuentra funcionando en el primer nivel de atención y lleva un gran porcentaje de avance en los hospitales: 100% módulo de admisión, 93% quirúrgico, 93% urgencias, 69% Sistema de Identificación de Agendas y Citas (SIAC), 50% Sistema Integrado de Expediente en Salud (SIES), 10% visita hospitalaria.
Para Llorca este paso es de gran importancia, toda vez que durante el 2017, la CCSS tramitó 1.085.528 boletas a 454.459 personas, lo que significó un promedio diario de 2.900 boletas.
También explicó que la digitalización de las incapacidades ya arrancó con éxito, en el área de salud de Chacarita y en el servicio de Emergencias del hospital Monseñor Víctor Manuel Sanabria de Puntarenas y se proyecta que al finalizar el 2018 se haya extendido en todo el territorio nacional.
El funcionario aclaró que habrá un periodo de transición donde convivirán la boleta digital con la física, pero el objetivo es eliminar el documento de papel en un mediano plazo.
La autoridad de la CCSS y Rónald Lacayo, gerente Administrativo de la institución, explicaron que este nuevo salto tendrá grandes ventajas para los pacientes, los patronos y la institución, puesto que agilizará el proceso y eliminará los contratiempos que origina la manipulación física que se realiza actualmente con las boletas, así como los errores y hasta los fraudes que ha descubierto la institución con alteraciones y falsificaciones de este documento.
Tanto el doctor Llorca como la arquitecta Gabriela Murillo, gerente de Infraestructura y Tecnología de la CCSS, explicaron que los pasos que actualmente son necesarios para el otorgamiento, registro y pago de las incapacidades y licencias son: entrega y registro de talonarios, registro y refrenso de la boleta otorgada.
Posteriormente se pasa al refrendo financiero que lo realizan las sucursales institucionales y, una vez cumplidos estos pasos, la CCSS automáticamente realiza el depósito en las cuentas bancarias que el trabajador tenga registrada en la CCSS. Esta gestión, actualmente, se puede prolongar por alrededor de ocho días, en promedio, de acuerdo con el volumen de boletas que cada centro tenga que tramitar.
De la manera digital, la boleta está incorporada en el expediente digital, se otorga durante la consulta y la información se transmite de manera automatizada del Sistema Integrado de Expediente en Salud (SIES) al Sistema de Registro, Control y Pago de Incapacidades, conocido como RCPI, concretándose el proceso de pago en alrededor de tres días hábiles. El RCPI es administrado por la Gerencia Financiera.
Con este proceso, la CCSS enlaza dos sistemas institucionales: el SIES y el RCPI que existe desde el 2006 y que ha sido una herramienta muy valiosa para el control de las incapacidades y licencias que otorga a CCSS, el cual es alimentado en este momento en forma manual.
Beneficios de dejar el papel:
- El paciente no tiene que desplazarse hasta el lugar de trabajo para dejar la boleta de la incapacidad o licencia, pues basta enviarle a su patrono, mediante mensaje de texto o de otra forma, el número de la boleta otorgada.
- Mayor eficiencia a la hora de pagar los subsidios durante los periodos de incapacidad y licencia.
- Tanto el patrono como el trabajador pueden verificar en línea la condición de registro y financiera de la boleta otorgada.
- El patrono podrá verificar en tiempo real el periodo otorgado a su trabajador, lo que le permitirá gestionar en forma más oportuna lo correspondiente.
- Se reducen los errores humanos en el proceso de registro.
- Se reduce el número de personas participantes en el proceso.
- Se evita usos inadecuados de las boletas como: fraudes, falsificaciones y alteraciones.
- Disminuye el uso del papel y los procesos relacionados con almacenamiento y la custodia de esta papelería.
- Se avanza en el proceso de simplificación de trámites.
- Los profesionales no tendrán que custodiar el talonario ni la papelería.
- Se produce un ahorro significativo de recursos.
- Se mejora el control y el registro de las incapacidades.
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